المؤتمر هو السلطة العليا للحركة الكشفية في الوطن العربي.

يتكون المؤتمر من:

• الوفود الممثلة للهيئات الأعضاء معتمدين من هيئاتهم بحد أقصي ستة أعضاء لكل هيئة.
• يجوز توجيه الدعوة لمشاركة مراقبين من كل هيئة في المؤتمر.
• يحضر اجتماعات المؤتمر بصفة مراقبين دون أن يكون لهم حق التصويت كل من:
  
  • رئيس وأعضاء اللجنة.
  • ج- ضيوف المؤتمر.

اختصاصات المؤتمر:

• تحقيق أهداف المنظمة الكشفية العالمية بالمنطقة العربية.
• قبول العضوية بالمنظمة أو تعليق العضوية أو إلغائها.
• انتخاب اللجنة.
• اعتماد السياسة العامة للحركة في الوطن العربي.
• اعتماد التقارير التي تقدمها اللجنة والحسابات المالية الختامية حتي نهاية السنة المالية التي تسبق المؤتمر.
• تحديد قيمة الاشتراك السنوي للهيئات الأعضاء.
• تحديد مكان وزمان عقد المؤتمرات والمخيمات والأحداث الكشفية العربية.
• تعديل النظام الأساسي للإقليم.
• نقل مقر المكتب الكشفى العربى بتوصية من اللجنة.

اجتماعات المؤتمر :

• ينعقد المؤتمر بصفة عادية كل ثلاث سنوات.
• يكون انعقاد المؤتمر قانونياً في المؤتمرات العادية والاستثنائية بحضور الأغلبية المطلقة للهيئات الأعضاء.
• يقتصر التصويت علي الهيئات الأعضاء المسددة لاشتراكاتها حتي السنة المالية التي ينعقد فيها المؤتمر.
• يكون لكل هيئة صوت واحد وتتخذ القرارات بالأكثرية النسبية إلا في المواضيع التي تتطلب موافقة ثلثي الأعضاء  وهي: أ/ تعديل النظام الأساسي.   ب/ نقل مقر المكتب. ج/ تعديل قيمة الاشتراكات السنوية.
• يقوم المؤتمر في جلسته التمهيدية بانتخاب رئيس للمؤتمر ونائب له وأمين للسر ومساعدين أثنين لأمين السر من مندوبي الهيئات الأعضاء المشاركة في المؤتمر ومن أعضاء اللجنة.
• يتولي رئيس اللجنة رئاسة الجلسة التمهيدية حتي تتم عملية الانتخاب.

• يجوز الدعوة إلي عقد مؤتمر استثنائي بناءً علي قرار من اللجنة بأغلبية ثلثي أعضائها المنتخبين أو بطلب من نصف الهيئات الأعضاء علي الأقل وتحدد اللجنة موعد المؤتمر ومكانه ثم توجه الدعوة مرفقا بها الأسباب الموجبة قبل الموعد بشهر علي الأقل.

الدعوة للمؤتمر:

• يرسل المكتب الدعوة لحضور المؤتمر قبل موعد المؤتمر بسنة علي الأقل علي أن تؤكد الهيئة المضيفة هذه الدعوة قبل تسعة أشهر من انعقاد المؤتمر أو اعتذارها عن استضافة أو تعذر انعقاده في بلادها وتتولي اللجنة الإقليمية تحديد المكان والزمان البديلين.
• يقوم المكتب باستطلاع رأي الهيئات الأعضاء في مشروع جدول الأعمال قبل موعد المؤتمر بستة اشهر وتعرض المقترحات علي اللجنة.
• يرسل جدول الأعمال النهائي ومشروع الخطة والتقرير العام والحساب الختامي إلي الهيئات الأعضاء قبل موعد المؤتمر بثلاثة أشهر.
• تتولي اللجنة وضع قائمة الشخصيات المدعوة لحضور المؤتمر وتتفق في شأنها مع الهيئة المضيفة التي تتولي توجيه الدعوة لهذه الشخصيات بالاشتراك مع اللجنة.

تنظيم المؤتمر:

• تقوم اللجنة الاقليمية بالإعداد للمؤتمر من حيث المواضيع والوثائق وتحديد طرق العمل.
• يتولي المكتب تقديم المساعدة اللازمة لإدارة المؤتمر.
• تتولي الهيئة المضيفة تأمين الإجراءات المتعلقة بالاستقبال والاستضافة والبرنامج الاجتماعي وكذلك المرافق وأدوات العمل الضرورية لنجاح المؤتمر .

طريقة الاقتراع :

• يكون التصويت في المؤتمرعلنياً برفع الأيدي بواسطة رؤساء الوفود إلا إذا رأي المؤتمر غير ذلك.
• يكون التصويت سرياً في انتخابات اللجنة.
• يجوز للهيئات المسددة لاشتراكاتها السنوية ولم تسمح ظروفها بالمشاركة في المؤتمر تفويض إحدي الهيئات الأعضاء نيابة عنها أثناء المؤتمر ويحق لكل هيئة أن تحصل علي تفويض واحد فقط.

شروط المشاركة في المؤتمر :

يشترط في عضو المؤتمر أن يكون من بين الأعضاء العاملين في الحركة الكشفية ومن لهم مسئوليات قيادية في هيئاتهم ولديه القدرة علي المساهمة الايجابية في أعمال المؤتمر علي أن تتاح الفرصة للقيادات الشابة للمساهمة في أشغال المؤتمر.

انتخاب أعضاء اللجنة:

• يطلب المكتب قبل موعد المؤتمر بستة أشهر على الأقل من الهيئات الأعضاء إرسال ترشيحاتها لعضوية اللجنة علي أن تصل الترشيحات إلي الأمانة العامة قبل موعد المؤتمر بثلاثة أشهر علي الأقل علي أن يتم إعلام الهيئات الأعضاء بقائمة المرشحين قبل شهر علي الأقل من موعد المؤتمر.
• في حالة عدم استيفاء عدد المرشحين المطلوبين في الموعد المحدد للترشيح تطلب الأمانة العامة من الهيئات الأعضاء استكمال المرشحين.
• في حالة عدم استكمال عدد المرشحين المطلوبين في المرة الثانية يجوز أن يتم انتخاب الأعضاء من المشاركين في المؤتمر وفق شروط الترشيح.
• يتم الانتخاب في جلسة عامة بالاقتراع السري ويفوز المرشحون الحائزون علي الأصوات بالترتوب وفي حال
• يجوز انتخاب مرشحين غائبين عن حضور المؤتمر إذا تعذر عليهم الحضور بعذر تقبله اللجنة.